KI in der Hausverwaltung: Checkliste DSGVO & KI-Verordnung

KI-Telefonassistenten, WhatsApp-Bots, Mieter-Apps und KI-Belegerfassung verarbeiten fast immer personenbezogene Daten von Mietern, Eigentümern und Dienstleistern. Diese Checkliste hilft Ihnen, vor dem Start die wichtigsten Punkte zu klären. Sie ist eine allgemeine Orientierung für Deutschland und Österreich und ersetzt keine Rechts- oder Datenschutzberatung.

1. Vertrag und Datenschutz mit dem Anbieter

• Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV): Wenn der Anbieter Daten in Ihrem Auftrag verarbeitet, brauchen Sie einen AVV nach Art. 28 DSGVO. Fragen Sie danach, bevor Sie echte Mieterdaten einspielen. In unserer Datenbank sehen Sie, ob der Anbieter einen AVV nennt.
• Serverstandort und Unterauftragnehmer: Lassen Sie sich die Liste der Unterauftragsverarbeiter geben. Gerade bei Telefon-KI laufen Spracherkennung, Sprachsynthese und Sprachmodell oft bei verschiedenen Dienstleistern, teils außerhalb der EU. Für Übermittlungen in Drittländer gelten Art. 44 ff. DSGVO.
• Training mit Ihren Daten: Klären Sie schriftlich, ob Gesprächsinhalte, E-Mails oder Belege zum Training von KI-Modellen verwendet werden, und ob Sie das abschalten können.
• Löschfristen: Wie lange speichert das Tool Aufzeichnungen, Transkripte und Anhänge? Lässt sich das an Ihre eigenen Fristen anpassen?

2. Ihre eigene Dokumentation

• Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (Art. 30 DSGVO) um das neue Tool ergänzen.
• Datenschutzhinweise für Mieter, Eigentümer und Dienstleister anpassen (Art. 13 DSGVO): Wer nimmt Anrufe und Nachrichten entgegen, welche Dienstleister sind beteiligt, wie lange wird gespeichert?
• Datenschutz-Folgenabschätzung prüfen (Art. 35 DSGVO), etwa wenn viele Gespräche aufgezeichnet und automatisiert ausgewertet werden. Fragen Sie im Zweifel Ihren Datenschutzbeauftragten.
• Besondere Kategorien: Mieter erwähnen am Telefon manchmal Krankheiten oder Pflegesituationen (Art. 9 DSGVO). Legen Sie fest, wie solche Angaben in Tickets behandelt werden.

3. KI-Verordnung (EU) 2024/1689

• KI-Hinweis bei Telefon und Chat: Menschen, die mit einem KI-System sprechen oder chatten, müssen erkennen können, dass sie es mit einer KI zu tun haben (Art. 50 Abs. 1 KI-VO, gilt seit 2. August 2026). Ein kurzer Satz in der Begrüßung („Sie sprechen mit dem digitalen Assistenten der Hausverwaltung …“) ist der einfachste Weg. Prüfen Sie, ob der Anbieter das standardmäßig einbaut.
• KI-Kompetenz: Seit 2. Februar 2025 müssen Unternehmen, die KI-Systeme einsetzen, dafür sorgen, dass ihre Mitarbeitenden über ausreichende KI-Kompetenz verfügen (Art. 4 KI-VO). Eine kurze, dokumentierte Einweisung in das Tool gehört dazu.
• Mieterauswahl: Wenn eine KI Interessenten vorsortiert oder bewertet, prüfen Sie besonders sorgfältig. KI-Systeme zur Bewertung der Kreditwürdigkeit natürlicher Personen zählen nach Anhang III Nr. 5 Buchst. b KI-VO zu den Hochrisiko-Systemen. Unabhängig davon gilt in Deutschland das Benachteiligungsverbot des AGG, und Art. 22 DSGVO begrenzt rein automatisierte Entscheidungen.

4. Telefon-KI im Alltag

• Aufzeichnung und Transkript: Weisen Sie zu Beginn des Gesprächs darauf hin, wenn aufgezeichnet oder mitgeschrieben wird. Das heimliche Aufnehmen des nichtöffentlich gesprochenen Wortes ist in Deutschland strafbar (§ 201 StGB), in Österreich gilt § 120 StGB.
• Notfälle: Legen Sie fest, welche Anliegen (Wasserrohrbruch, Gasgeruch, Aufzug) sofort an Notdienst oder Bereitschaft gehen, und testen Sie das vor dem Start.
• Übergabe an Menschen: Anrufer sollten jederzeit einen Rückruf oder eine Weiterleitung bekommen können. Prüfen Sie, wie das Tool mit Beschwerden und Eskalationen umgeht.
• Anbindung an die Verwaltungssoftware: Tickets sollten mit Objekt und Einheit in Ihrer Software landen. Viele Telefon-KIs nennen Schnittstellen zu DOMUS, casavi, etg24 oder iDWELL, oft aber erst in höheren Tarifen.

5. Eigentümerversammlung und Beschlüsse (Deutschland)

• Online-Teilnahme: Die Eigentümer können beschließen, dass eine Online-Teilnahme an der Präsenzversammlung möglich ist (§ 23 Abs. 1 Satz 2 WEG).
• Virtuelle Versammlung: Seit Oktober 2024 können die Eigentümer mit mindestens drei Vierteln der abgegebenen Stimmen beschließen, dass Versammlungen rein virtuell stattfinden (§ 23 Abs. 1a WEG). Prüfen Sie die Voraussetzungen im Einzelfall, z. B. wann trotzdem eine Präsenzversammlung nötig ist.
• Umlaufbeschluss: Ein Beschluss ohne Versammlung braucht grundsätzlich die Zustimmung aller Eigentümer in Textform (§ 23 Abs. 3 WEG).
• KI-Protokolle: Ein KI-Entwurf ersetzt nicht Ihre Verantwortung für die Niederschrift und die Beschluss-Sammlung (§ 24 WEG). Lesen Sie jeden Entwurf vor dem Versand.

6. Buchhaltung, Belege und Abrechnung

• Kontrolle: KI-Vorschläge für Kontierung, Kostenart oder Umlageschlüssel prüfen, bevor sie in die Hausgeld-, Betriebs- oder Heizkostenabrechnung einfließen. Fehler gehen zu Ihren Lasten.
• Nachvollziehbarkeit: Achten Sie darauf, dass Belege und Buchungen revisionssicher abgelegt sind und Eigentümer bzw. Beirat sie bei der Belegprüfung einsehen können.
• Bankdaten: Bei Bankanbindungen (Kontoabruf, Zuordnung von Zahlungen) besonders auf Zugriffsrechte und Zwei-Faktor-Anmeldung achten.

7. Vor dem Start

• Testphase mit echten, aber unkritischen Fällen nutzen. Viele Anbieter bieten laut Website eine Testphase an, siehe Filter „Kostenlos testen“ in der Tool-Datenbank.
• Kosten realistisch rechnen: Minutenpreise, Preis je Einheit, Einrichtung und Mindestlaufzeit. Für Telefon-KI hilft unser Kostenrechner.
• Mieter und Eigentümer informieren, z. B. im nächsten Rundschreiben oder in der Mieter-App.

Stand: Oktober 2026. Keine Rechtsberatung. Gesetzesangaben ohne Gewähr; maßgeblich sind die amtlichen Fassungen. Fehler entdeckt? Schreiben Sie an [email protected].