Wohnungsübergabe per App: Übergabeprotokoll digital und mit KI

Stand: 31.10.2026 · Preise und Angaben laut Anbieter bzw. genannten Quellen, ohne Gewähr · So prüfen wir

Bei der Wohnungsübergabe entscheidet sich oft, ob es später Streit um Kaution und Schäden gibt. Ein Protokoll auf Papier mit unleserlichen Notizen und Fotos, die irgendwo auf dem Diensthandy liegen, hilft dann wenig. Mehrere Verwaltungsprogramme bringen inzwischen ein digitales Übergabeprotokoll mit: Räume, Zählerstände, Schlüssel und Mängel direkt vor Ort erfassen, Fotos mit Zeitstempel, Unterschrift auf dem Display, PDF per E-Mail an alle Beteiligten. Einzelne Anbieter setzen zusätzlich KI ein, etwa für Diktat oder den Vergleich mit dem Einzugsprotokoll. Wir zeigen nur Tools, deren Anbieterseiten ein Übergabeprotokoll ausdrücklich nennen; geöffnet am Stand Oktober 2026, ohne eigenen Praxistest.

ja = laut Anbieter/Quelle; ? = unbekannt (keine Angabe gefunden); – = nein. Preise ohne Gewähr, zzgl./inkl. MwSt. wie vom Anbieter angegeben. Stand Oktober 2026; maßgeblich ist die Preisseite des Anbieters.

Die Tools im Vergleich

Nahaus: digitales Protokoll mit KI-Vergleich

Nahaus beschreibt auf der Funktionsseite ein Protokoll in 13 Schritten: Objekt und Einheit wählen, Beteiligte, Schlüssel, Räume, Zählerstände, Checklisten, Mängel, Bemerkungen, Benachrichtigung, Unterschriften und Archiv. Räume lassen sich taggen, Notizen per Spracheingabe erfassen, Fotos mit Zeitstempel direkt in der App aufnehmen. Der KI-Teil: Das aktuelle Protokoll wird laut Anbieter mit dem vorherigen Übergabeprotokoll der Einheit verglichen, damit Abweichungen schneller auffallen. Gemeldete Mängel können direkt als Ticket weiterlaufen. Laut Preisseite enthält der Tarif PRO nur PDF-Übergabeprotokolle; digitale Protokolle gibt es ab ENTERPRISE (ENTERPRISE ab 250 €/Monat zzgl. MwSt.).

immocloud: Protokoll in der App für kleinere Bestände

immocloud hat laut Hilfecenter ein digitales Übergabeprotokoll für Einzug und Auszug: Räume benennen und bewerten, bis zu zehn Fotos pro Raum, Zählerstände mit Foto, Schlüssel mit Ist- und Soll-Anzahl, Unterschrift von Mieter und Vermieter (oder Vertretern) per Finger. Das PDF wird automatisch im Mietverhältnis gespeichert und kann direkt an beide Parteien gemailt werden. Wichtig: Das Protokoll gibt es laut immocloud nur in der mobilen App, nicht in der Web-Version. Preis laut Preisseite: Starter 9,99 €/Monat (12 Monate, bis 5 Einheiten) zzgl. MwSt.; 45 Tage kostenlos testbar.

ImmoTailor: digitale Übergabe für Österreich

Die österreichische Software ImmoTailor nennt laut Anbieter eine digitale Übergabe am Tablet, ein Mängel-Board und eine Baustellen-App mit Diktat und Fotos, die auch offline funktioniert. Der Status jeder Wohnung (Top) wird laut Anbieter unter anderem aus der Übergabe abgeleitet und in der Top-Akte gebündelt. Preise nennt ImmoTailor nach einer Datenprobe. Weitere Programme für AT und CH vergleicht Hausverwaltungssoftware für Österreich und die Schweiz.

objego: Vorlage statt App-Protokoll

objego richtet sich an private Vermieter und bietet laut Anbieter eine Vorlage für das Wohnungsübergabeprotokoll: als druckfertiges PDF, als anpassbares Word-Dokument ab dem Basic-Paket. Das ist kein App-Protokoll mit Fotos und Unterschrift, für wenige Wohnungen aber oft ausreichend (Ab 7,95 €/Monat für alle Mieteinheiten (Paket mit Mietverwaltung)).

Was ins Übergabeprotokoll gehört

• Datum, Objekt, Einheit, anwesende Personen (und ggf. Vertreter mit Vollmacht)
• Raum für Raum: Zustand von Wänden, Böden, Fenstern, Türen, Sanitär, Einbauten
• Mängel und Schäden, möglichst genau verortet, mit Foto
• Zählerstände für Strom, Wasser, Heizung, Gas mit Zählernummer und Foto
• Schlüssel: Art und Anzahl, fehlende Schlüssel
• Vereinbarungen, etwa wer einen Mangel bis wann beseitigt
• Neue Anschrift des ausziehenden Mieters
• Unterschriften beider Seiten und eine Kopie für jede Partei

Wo KI bei der Übergabe hilft

• Diktat statt Tippen: Notizen per Sprache erfassen, wie es Nahaus und ImmoTailor laut Anbieter anbieten.
• Vergleich mit dem Einzug: Abweichungen zwischen zwei Protokollen erkennen, laut Anbieter bei Nahaus eingebaut.
• Mängelliste und Anschreiben: Aus den Notizen eine saubere Liste und ein Schreiben an den Mieter formulieren, mit jedem KI-Assistenten (Prompt unten).

Die Bewertung bleibt beim Menschen: Ob ein Kratzer normale Abnutzung oder ein Schaden ist, entscheidet keine KI.

Prompt: Mängelliste aus Notizen

„Erstelle aus meinen Notizen einer Wohnungsübergabe eine Tabelle mit den Spalten Raum, Bauteil, Befund, Foto-Nr., vereinbarte Maßnahme. Formuliere neutral und beschreibend, ohne Bewertung von Schuld oder Kosten. Notizen: [Text]“

Prompt: Begleitschreiben an den Mieter

„Schreibe ein kurzes, sachliches Begleitschreiben (max. 120 Wörter) zum beigefügten Übergabeprotokoll für die Einheit [Platzhalter]. Inhalt: Dank für die Übergabe, Hinweis auf die im Protokoll vereinbarten Punkte, Ansprechpartner für Rückfragen. Keine Aussagen zur Kaution.“

Weitere Vorlagen enthalten unsere kostenlosen KI-Prompts für Hausverwaltungen.

Rechtliches in Kürze

• Digitale Unterschrift: Die Unterschrift per Finger ist laut immocloud eine einfache elektronische Signatur nach eIDAS-Verordnung; ihre Beweiskraft ist geringer als die einer handschriftlichen oder qualifizierten elektronischen Signatur. immocloud empfiehlt für kritische Fälle zusätzlich Fotos oder Zeugen.
• Kurze Frist nach Rückgabe: In Deutschland verjähren Ersatzansprüche des Vermieters wegen Veränderungen oder Verschlechterungen der Mietsache in sechs Monaten ab Rückgabe (§ 548 BGB). Ein vollständiges Protokoll am Übergabetag ist deshalb besonders wichtig.
• Datenschutz: Fotos aus Wohnungen können persönliche Gegenstände zeigen. Nur fotografieren, was für das Protokoll nötig ist; Grundlagen in DSGVO und KI-Tools für Hausverwaltungen.

Das ist allgemeine Information, keine Rechtsberatung; in Österreich und der Schweiz gelten andere Regeln. Wie Sie die Wohnung danach neu vermieten, zeigt Wohnung vermieten mit KI; Schäden, die nach dem Einzug gemeldet werden, behandelt Schadensmeldungen mit KI. Eine Checkliste zur Einführung neuer Tools bietet die KI-Checkliste für Hausverwaltungen, alle Programme stehen in der Kategorie Hausverwaltungssoftware.

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