50 KI-Prompts für Hausverwaltungen: Vorlagen zum Kopieren

Fertige Vorlagen für Mieter- und Eigentümerkommunikation, Schäden, Eigentümerversammlung, Abrechnung und Büroalltag. Unten finden Sie je einen Beispiel-Prompt pro Bereich im Volltext und die Übersicht aller 50 Vorlagen. Die komplette Sammlung gibt es kostenlos als PDF mit dem Newsletter.

Neu: Mit dem kostenlosen KI-Prompt-Generator bauen Sie sich in einer Minute einen eigenen Prompt für Ihre Aufgabe, ohne Anmeldung.

So nutzen Sie die Vorlagen

Diese Sammlung enthält 50 Prompts, die Sie in jeden KI-Assistenten kopieren können, etwa in die KI Ihrer Verwaltungssoftware oder einen allgemeinen KI-Chat. Ersetzen Sie die Angaben in [eckigen Klammern] durch Ihre eigenen.

So holen Sie mehr heraus: Geben Sie der KI eine Rolle, den Kontext, eine klare Aufgabe und das gewünschte Format. Fragen Sie nach, wenn das Ergebnis nicht passt („kürzer“, „freundlicher“, „als Tabelle“).

Datenschutz: Namen, Adressen, Kontodaten, Verbrauchswerte und andere personenbezogene Daten von Mietern und Eigentümern gehören nur in Tools, mit denen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) haben. Sonst arbeiten Sie mit anonymisierten Angaben (z. B. „Mieter Whg. 3“ statt Name).

Prüfen Sie alles: KI kann Fristen, Paragrafen, Beträge oder Zuständigkeiten erfinden. Rechtliche Aussagen, Beschlussformulierungen und Abrechnungszahlen prüfen Sie selbst oder lassen sie fachlich prüfen. Die Prompts ersetzen keine Rechtsberatung.

Beispiel-Prompts zum Kopieren

Mieteranfragen und Kommunikation: Antwort auf eine Mieteranfrage

Du arbeitest in einer Hausverwaltung. Beantworte diese Mieteranfrage freundlich, sachlich und in höchstens 120 Wörtern. Sag klar, was als Nächstes passiert und bis wann wir uns melden. Keine Zusagen, die nicht in meinen Notizen stehen. Anfrage: [Text]. Meine Notizen: [was wir tun können]

Schäden, Handwerker und Technik: Schadensmeldung strukturieren

Mache aus dieser Schadensmeldung eine strukturierte Erfassung: Objekt, Einheit, Art des Schadens, Ort, seit wann, Dringlichkeit, Fotos vorhanden ja/nein, offene Rückfragen an den Mieter: [Meldung]

Eigentümer und Eigentümerversammlung: Einladung zur Eigentümerversammlung

Formuliere einen Einladungstext zur Eigentümerversammlung der [WEG/Gemeinschaft] am [Datum, Uhrzeit, Ort/online]. Tagesordnung: [Punkte]. Sachlich und übersichtlich. Formvorschriften und Fristen prüfe ich selbst.

Abrechnung, Zahlen und Dokumente: Betriebskostenabrechnung erklären

Erkläre einem Mieter in einfachen Worten, wie seine Betriebskostenabrechnung aufgebaut ist und warum die Nachzahlung entsteht. Verwende nur diese Positionen und Beträge: [Positionen, anonymisiert]. Keine rechtliche Bewertung.

Vermietung, Wechsel und Objekte: Wohnungsanzeige aus Stichpunkten

Schreibe aus diesen Stichpunkten eine sachliche Wohnungsanzeige (ca. 150 Wörter): [Fläche, Zimmer, Etage, Ausstattung, Miete laut Vorgabe, verfügbar ab]. Nur die genannten Fakten, keine Superlative, fehlende Angaben als [prüfen] markieren.

Büro, Team und Marketing: Aufgaben der Woche planen

Hier sind meine offenen Aufgaben mit Fristen: [Liste]. Erstelle einen Wochenplan nach Dringlichkeit und fasse ähnliche Aufgaben zu Blöcken zusammen.

Alle 50 Prompts im Überblick

Mieteranfragen und Kommunikation

• Antwort auf eine Mieteranfrage
• Anfragen sortieren
• Verärgerten Mieter beruhigen
• Standardantworten erstellen
• Nachricht in einfache Sprache
• Mitteilung übersetzen
• Rückruf-Notiz zusammenfassen
• Erinnerung an fehlende Unterlagen
• FAQ für neue Mieter

Schäden, Handwerker und Technik

• Schadensmeldung strukturieren
• Rückfragen zur Schadensmeldung
• Handwerkerauftrag formulieren
• Angebote vergleichen
• Info an Bewohner bei Arbeiten
• Wartungsplan aufbereiten
• Versicherungsschaden vorbereiten
• Nachfassen beim Handwerker

Eigentümer und Eigentümerversammlung

• Einladung zur Eigentümerversammlung
• Tagesordnungspunkt erklären
• Beschlussvorlage entwerfen
• Protokoll aus Notizen
• Beschlüsse als Aufgabenliste
• Eigentümer-Rundschreiben
• Fragen vor der Versammlung sammeln
• Antwort auf Eigentümer-Beschwerde

Abrechnung, Zahlen und Dokumente

• Betriebskostenabrechnung erklären
• Einwände zur Abrechnung beantworten
• Belege zuordnen
• Abweichungen zum Vorjahr
• Wirtschaftsplan kommentieren
• Vertrag zusammenfassen
• Dokument in Stichpunkte
• Mahnung freundlich formulieren

Vermietung, Wechsel und Objekte

• Wohnungsanzeige aus Stichpunkten
• Interessenten-Antwort
• Checkliste Wohnungsübergabe
• Übergabeprotokoll aus Notizen
• Willkommensmail für neue Mieter
• Objektsteckbrief
• Verwalterwechsel: Übergabeliste

Büro, Team und Marketing

• Aufgaben der Woche planen
• Prozess beschreiben
• Interne Notiz an das Team
• Telefonansage formulieren
• Antwort auf Google-Bewertung
• Text für die Website
• Stellenanzeige
• KI-Regeln für das Büro
• Eigenen Prompt verbessern
• Weiterbildung zusammenfassen

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Häufige Fragen

Sind die Prompts kostenlos?

Ja. Die Beispiel-Prompts im Volltext und die Übersicht aller 50 Vorlagen stehen frei auf dieser Seite. Das komplette PDF gibt es kostenlos mit dem Newsletter (Double-Opt-in, jederzeit abbestellbar).

Wie bekomme ich das PDF mit allen 50 Prompts?

E-Mail-Adresse oben eintragen und den Link in der Bestätigungsmail anklicken. Danach steht das PDF sofort zum Download bereit.

In welchen KI-Tools funktionieren die Vorlagen?

In jedem KI-Assistenten, etwa in der KI Ihrer Verwaltungssoftware oder in einem allgemeinen KI-Chat. Ersetzen Sie die Angaben in [eckigen Klammern] durch Ihre eigenen.

Darf ich Kundendaten in einen Prompt schreiben?

Personenbezogene Daten gehören nur in Tools, mit denen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) haben. Sonst arbeiten Sie mit anonymisierten Angaben. Prüfen Sie jedes Ergebnis, bevor Sie es verwenden.

Kann ich mir einen eigenen Prompt zusammenstellen?

Ja, mit dem KI-Prompt-Generator: Aufgabe, Empfänger, Tonfall und Details wählen, der Prompt entsteht lokal in Ihrem Browser.