Eigentümerversammlung digital: Software und KI-Protokoll für Verwaltungen
Stand: 22.10.2026 · Preise und Angaben laut Anbieter bzw. genannten Quellen, ohne Gewähr · So prüfen wir
Keine Rechtsberatung. Diese Seite fasst die gesetzlichen Grundlagen in Deutschland allgemein zusammen und verlinkt den Gesetzestext. Ob Einladung, Beschlüsse und Protokoll in Ihrer Gemeinschaft wirksam sind, klären Sie im Einzelfall mit einer Fachanwältin bzw. einem Fachanwalt für WEG-Recht.
Die Eigentümerversammlung bindet in vielen WEG-Verwaltungen jedes Jahr Abende, Säle und viel Nacharbeit: Vollmachten prüfen, Stimmen auszählen, Niederschrift schreiben, Beschluss-Sammlung pflegen. Digitale Werkzeuge setzen an drei Stellen an: an der Online-Teilnahme, an der Abstimmung und am Protokoll. Hier vergleichen wir die 5 Lösungen aus unserer Datenbank, die laut Anbieter bei Eigentümerversammlungen helfen, mit dem Stand von heute (22.10.2026).
Software für die Eigentümerversammlung im Überblick
| Tool | Preis laut Anbieter (Stand Oktober 2026) | Test | EU-Hosting | AVV | |
|---|---|---|---|---|---|
| etg24 DACHDE Kundenportal und App für Immobilienverwaltungen: Dokumente, Vorgänge/Tickets, Anrufmanagement, hybride Eigentümerversammlungen und Umlaufbeschlüsse; im Enterprise-Paket KI-Funktionen und intelligente E-Mail-Inbox. | BASIS: 3 Monate kostenfrei, danach ab 90 € pro Monat; PRO ab 175,50 € pro Monat; ENTERPRISE ab 400,50 € pro Monat (jeweils zzgl. MwSt.); Integrationen ab 0,10 € pro Monat & Einheit für 2 Integrationen (ab PRO). | ja BASIS 3 Monate kostenfrei | ? | ? | Zur Website |
| prop.ID vBeschluss DACHDEAT Software für virtuelle, hybride und Präsenz-Eigentümerversammlungen sowie digitale Umlaufbeschlüsse und Vollmacht-Management; Protokollerstellung und Beschlussfassung mit KI-Funktionen. | Auf Anfrage (Demotermin). | ? | ? | ? | Zur Website |
| Fireflies.ai KI-Meeting-Notetaker aus den USA: Ein Bot nimmt an Zoom-, Google-Meet- und Teams-Terminen teil (alternativ Chrome-Erweiterung ohne Bot, Desktop- und Mobile-App, Datei-Upload), transkribiert, fasst zusammen und erkennt Aufgaben; Hauptsprache laut Anbieter Englisch. | Free 0 USD (laut Hilfe-Center: unbegrenzt viele Transkripte nur mit aktiviertem Auto-Join, sonst 3 Meetings; KI-Zusammenfassungen verbrauchen Credits – 3 bei Anmeldung über die Website; 400 Min. Speicher je Nutzer, die Preisseite nennt 400 Min. je Team; Download von Transkripten, Zusammenfassungen und Aufnahmen erst ab Pro), Pro 10 USD je Nutzer/Monat bei jährlicher bzw. 18 USD bei monatlicher Abrechnung, Business 19 bzw. 29 USD, Enterprise 39 USD je Nutzer/Monat (nur jährlich). KI-Credits für erweiterte KI-Funktionen kosten extra (Zusatzpakete ab 5 USD/Monat für 50 Credits). | ja dauerhafter Free-Plan | – | ja Data Processing Addendum ist laut Anbieter Bestandteil der Nutzungsbedingungen; Übermittlung in die USA über das EU-US Data Privacy Framework, hilfsweise Standardvertragsklauseln | Zur Website* |
| FlatpeX DACHCH Schweizer Bewirtschaftungssoftware für Mietliegenschaften und Stockwerkeigentum: KI-Assistent beantwortet Bewohner- und Verwalterfragen aus freigeschalteten Mietverträgen, Reglementen und Protokollen mit Quellenangabe; Schadensmeldungen mit Dringlichkeit und Antwortentwurf; Telefon-KI als Add-on. | Starter CHF 90.- / Mt. (bis 200 Einheiten, 2 Benutzer, Kernmodule), Professional CHF 198.- / Mt. (bis 1'000 Einheiten, 5 Benutzer, inkl. Projekte, Versammlungen, Abnahmen); Telefon-KI als Add-on ab CHF 39.-/Mt. inkl. 60 Min.; auf Monatsende kündbar. | ? | – | ? | Zur Website |
| Woonig DACHCH Schweizer Plattform für Immobilienbewirtschafter mit KI-Agenten: NOVI nimmt Anrufe an und qualifiziert vor, LIO strukturiert und priorisiert Anliegen, TARO koordiniert Aufträge, CORA prüft und kontiert Rechnungen, AVA und NIA übernehmen Inserate und Bewerber, SORA unterstützt das STWE-Management. | Auf Anfrage. | ja 14 Tage testen (laut Website) | ? | ? | Zur Website |
ja = laut Anbieter/Quelle; ? = unbekannt (keine Angabe gefunden); – = nein. Preise ohne Gewähr, zzgl./inkl. MwSt. wie vom Anbieter angegeben. Stand Oktober 2026; maßgeblich ist die Preisseite des Anbieters.
Was das Wohnungseigentumsgesetz erlaubt
Seit der WEG-Reform kennt das Gesetz in Deutschland mehrere digitale Wege. Kurz zusammengefasst nach dem Gesetzestext:
- Hybride Versammlung: Die Eigentümer können beschließen, dass Einzelne auch ohne Anwesenheit am Versammlungsort teilnehmen und ihre Rechte ganz oder teilweise elektronisch ausüben (§ 23 Abs. 1 WEG).
- Virtuelle Versammlung: Mit mindestens drei Vierteln der abgegebenen Stimmen können die Eigentümer beschließen, dass die Versammlung für längstens drei Jahre ohne physische Präsenz stattfindet oder stattfinden kann. Teilnahme und Rechteausübung müssen mit einer Präsenzversammlung vergleichbar sein (§ 23 Abs. 1a WEG).
- Umlaufbeschluss: Ohne Versammlung ist ein Beschluss gültig, wenn alle Eigentümer in Textform zustimmen; für einen einzelnen Gegenstand können die Eigentümer beschließen, dass die Mehrheit der abgegebenen Stimmen genügt (§ 23 Abs. 3 WEG).
- Niederschrift und Beschluss-Sammlung: Über die Beschlüsse ist unverzüglich eine Niederschrift aufzunehmen und zu unterschreiben; daneben führt der Verwalter die Beschluss-Sammlung (§ 24 Abs. 6 bis 8 WEG). Die Einberufung erfolgt in Textform, die Frist soll mindestens drei Wochen betragen (§ 24 Abs. 4 WEG).
In Österreich und beim Stockwerkeigentum in der Schweiz gelten eigene Regeln. Prüfen Sie dort die jeweiligen Vorgaben, bevor Sie Abläufe digital umstellen.
Die Lösungen im Einzelnen
Versammlung und Beschlüsse
- prop.ID vBeschluss (prop.ID, Wien/Frankfurt): Software für virtuelle, hybride und Präsenz-Versammlungen, digitale Umlaufbeschlüsse und Vollmacht-Management; Protokollerstellung und Beschlussfassung laut Anbieter mit KI-Funktionen. Preise auf Anfrage nach einem Demotermin.
- etg24: Kundenportal und App für Verwaltungen mit hybriden Eigentümerversammlungen und Umlaufbeschlüssen, dazu Dokumente, Tickets und Anrufmanagement. BASIS: 3 Monate kostenfrei, danach ab 90 € pro Monat, PRO ab 175,50 € pro Monat, ENTERPRISE ab 400,50 € pro Monat (zzgl. MwSt.). KI-Funktionen und die intelligente E-Mail-Inbox gehören laut Anbieter zum Enterprise-Paket; welches Paket die Versammlungsfunktionen enthält, fragen Sie am besten vorab.
KI-Protokoll und Mitschrift
- Fireflies.ai: KI-Notetaker aus den USA, der an Zoom-, Google-Meet- und Teams-Terminen teilnimmt, transkribiert, zusammenfasst und Aufgaben erkennt. Pro 10 USD je Nutzer/Monat bei jährlicher bzw. 18 USD bei monatlicher Abrechnung, daneben ein Free-Plan. Die Daten liegen laut Anbieter in den USA, Hauptsprache ist Englisch; Deutsch steht in der Sprachliste. Für Eigentümerversammlungen mit vielen Beteiligten sollten Sie Datenschutz und Transkriptqualität besonders sorgfältig prüfen.
Komplettsoftware mit Versammlungsmodul (Schweiz)
- FlatpeX: Schweizer Bewirtschaftungssoftware für Mietliegenschaften und Stockwerkeigentum mit KI-Assistent, der Fragen aus freigeschalteten Reglementen und Protokollen mit Quellenangabe beantwortet. Versammlungen sind im Tarif Professional CHF 198.- / Mt. (bis 1'000 Einheiten, 5 Benutzer, inkl. Projekte, Versammlungen, Abnahmen) enthalten; Rechenzentrum laut Anbieter in Zürich.
- Woonig: Schweizer Plattform mit KI-Agenten; der Agent SORA unterstützt laut Anbieter das Management von Stockwerkeigentum. Preise auf Anfrage.
So nutzen Sie KI für das Versammlungsprotokoll
- Vorher klären: Kündigen Sie in der Einladung an, ob aufgezeichnet oder transkribiert wird, und holen Sie zu Beginn die Zustimmung aller Teilnehmenden ein. Das heimliche Aufnehmen nicht öffentlich gesprochener Worte ist in Deutschland strafbar (§ 201 StGB). Ohne Zustimmung arbeiten Sie mit Stichpunkten statt Aufnahme.
- Struktur vorgeben: Legen Sie die Tagesordnung als Gliederung an. Dann kann die KI Wortmeldungen den Tagesordnungspunkten zuordnen.
- Beschlüsse wörtlich festhalten: Den Beschlusstext und das Abstimmungsergebnis (Ja, Nein, Enthaltungen) diktieren oder tippen Sie selbst, direkt nach der Verkündung. Diese Angaben sollten nicht aus einer Zusammenfassung stammen.
- Entwurf prüfen und unterschreiben lassen: Die KI liefert einen Entwurf. Gegenlesen, korrigieren und unterzeichnen müssen die im Gesetz genannten Personen.
- Beschluss-Sammlung pflegen: Übertragen Sie die Beschlüsse unverzüglich in die Beschluss-Sammlung und löschen Sie Aufnahmen, sobald das Protokoll fertig ist, sofern nichts anderes vereinbart ist.
Ein Prompt für allgemeine KI-Assistenten, nur mit anonymisierten Stichpunkten ohne Namen und Einheiten: „Formuliere aus folgenden Stichpunkten einen sachlichen Protokollentwurf, gegliedert nach Tagesordnungspunkten. Übernimm Beschlusstexte und Stimmenzahlen wörtlich und ergänze nichts, was nicht in den Stichpunkten steht: …“
Worauf Sie bei der Auswahl achten sollten
- Vergleichbarkeit mit der Präsenzversammlung: Bei virtuellen Versammlungen müssen Teilnahme und Rechteausübung vergleichbar sein. Fragen Sie, wie Wortmeldungen, Vollmachten, Abstimmungen und technische Ausfälle abgebildet werden.
- Stimmrecht und Vollmachten: Prüfen Sie, ob die Software Miteigentumsanteile bzw. Ihr Stimmprinzip und Vertretungen sauber abbildet.
- Datenschutz: Versammlungen enthalten Namen, Wohnungen, Beiträge und manchmal Streitfälle. Fragen Sie nach Serverstandort und Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV); zum AVV fehlen bei vier der fünf Lösungen öffentliche Angaben in unserem Datensatz. Hinweise dazu enthält unsere KI-Checkliste für Hausverwaltungen.
- Anbindung: Ideal ist, wenn Einladung, Teilnehmerliste und Beschlüsse aus Ihrer Verwaltungssoftware kommen und wieder dort landen. Welche Programme KI-Funktionen haben, zeigt Hausverwaltungssoftware mit KI.
Alle Tools dieser Kategorie mit Filter nach Land: Kategorie Eigentümerversammlung. Für die laufende Kommunikation mit Eigentümern und Mietern zwischen den Versammlungen siehe Mieter-App, WhatsApp & KI-Chat.
Häufige Fragen
Ist eine virtuelle Eigentümerversammlung erlaubt?
In Deutschland ja, wenn die Eigentümer es mit mindestens drei Vierteln der abgegebenen Stimmen beschließen. Der Beschluss gilt für längstens drei Jahre, und die virtuelle Versammlung muss hinsichtlich Teilnahme und Rechteausübung mit einer Präsenzversammlung vergleichbar sein (§ 23 Abs. 1a WEG). Keine Rechtsberatung.
Darf ich die Eigentümerversammlung aufzeichnen und von einer KI protokollieren lassen?
Eine Aufzeichnung sollte nur mit Zustimmung aller Teilnehmenden erfolgen; das heimliche Aufnehmen nicht öffentlich gesprochener Worte ist nach § 201 StGB strafbar. Zusätzlich gelten die DSGVO-Pflichten. Ohne Zustimmung lassen Sie die KI nur aus Ihren Stichpunkten einen Entwurf formulieren. Keine Rechtsberatung.
Was kostet Software für digitale Eigentümerversammlungen?
Laut Anbietern (Stand 22.10.2026): etg24 BASIS: 3 Monate kostenfrei, danach ab 90 € pro Monat (zzgl. MwSt.); FlatpeX enthält Versammlungen im Tarif Professional für CHF 198 im Monat; Fireflies Pro kostet 10 USD je Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung. prop.ID vBeschluss und Woonig nennen Preise auf Anfrage.
Ersetzt das KI-Protokoll die Niederschrift?
Nein. Die KI liefert einen Entwurf. Die Niederschrift über die Beschlüsse muss unverzüglich aufgenommen und von den im Gesetz genannten Personen unterschrieben werden (§ 24 Abs. 6 WEG); Beschlusstexte und Stimmenzahlen sollten Sie selbst prüfen.
Fehler entdeckt oder ein Tool fehlt? Tool vorschlagen bzw. Korrektur melden. Keine Rechtsberatung. Alle Angaben ohne Gewähr; maßgeblich sind die Angaben der Anbieter.
Weitere Ratgeber
KI-Telefonassistent für Hausverwaltungen: Anbieter und Preise im VergleichTelefon-KI speziell für Verwaltungen: Minutenpreise, Einrichtung, Software-Anbindung.Hausverwaltungssoftware mit KI: Programme im VergleichERP und Plattformen mit KI-Funktionen: Preise je Einheit, Hosting, KI-Assistenten.Mieter-App, WhatsApp und KI-Chat: Mieterkommunikation für HausverwaltungenKundenportale, Ticketsysteme und WhatsApp-KI für Mieter und Eigentümer.KI für Buchhaltung, Belege und Abrechnung in der HausverwaltungRechnungserkennung, Zahlungszuordnung, Hausgeld- und Nebenkostenabrechnung.Hausverwaltungssoftware für kleine Verwaltungen: günstige und kostenlose TarifeKostenlose Einstiegstarife und Preise je Einheit für Bestände bis etwa 100 Einheiten.Hausverwaltungssoftware in Österreich und der Schweiz: KI-Lösungen im VergleichSoftware für MRG/WEG in Österreich und Bewirtschaftung in der Schweiz, mit Preisen und Datenstandort.Google-Bewertungen für Hausverwaltungen: mit KI auswerten und beantwortenRezensionen nach Themen auswerten und mit Vorlagen je Sternestufe antworten – sachlich, ohne Objekt- und Personendetails.Google-Unternehmensprofil für Hausverwaltungen: Kategorien, Leistungen und Beiträge mit KIKategorien gegen andere Verwaltungen prüfen, Leistungen mit der Website abgleichen und einen Beitragskalender planen – mit Prompts.Wohnung neu vermieten mit KI: Leitfaden für HausverwaltungenInserat, Interessenten und Besichtigung mit KI: drei Tools, ein Prompt und die Pflichtangaben im Inserat.DSGVO und KI-Tools für Hausverwaltungen: worauf Sie achten solltenHosting und AVV aller gelisteten Tools laut Anbieter, Checkliste mit 8 Fragen für Mieter- und Eigentümerdaten.Make, n8n oder Zapier für Hausverwaltungen: Abläufe automatisierenFünf Abläufe für WEG- und Mietverwaltung, Datenstandort EU/USA und Abrechnung laut Anbieter, mit Startplan für die ersten Wochen.Rundschreiben und Aushänge mit KI formulieren: Prompts für HausverwaltungenPrompt-Vorlagen mit Platzhaltern für Aushänge, Eigentümer-Rundschreiben und Standardantworten, dazu Datenschutz-Regeln und klare Grenzen.Betriebskostenabrechnung mit Software und KI: Was Tools für Hausverwaltungen heute automatisierenVom Beleg bis zum Versand: was domily.immo, abrechnung360, Impower & Co. laut Anbieter automatisieren und was Sie selbst prüfen müssen.KI-Tools für Hausverwaltungen kostenlos testen: Testphasen und Gratis-Versionen im ÜberblickWelche Hausverwaltungssoftware, Telefon-KI und Mieter-App Sie gratis ausprobieren können, wie lange und ob Zahlungsdaten nötig sind. Jede Angabe am 30.10.2026 geprüft.Schadensmeldungen mit KI aufnehmen und steuern: Tools und Ablauf für HausverwaltungenVon der Meldung über die Einordnung bis zur Beauftragung: welche Tools laut Anbieter Schadensmeldungen strukturiert erfassen und weitergeben.Wohnungsübergabe per App: Übergabeprotokoll digital und mit KIFotos, Zählerstände, Schlüssel und Unterschrift auf dem Tablet: welche Verwaltungssoftware laut Anbieter ein digitales Übergabeprotokoll mitbringt und wo KI hilft.Handwerker und Dienstleister beauftragen: Auftragssteuerung mit KI in der HausverwaltungAuftrag, Angebot, Rückmeldung, Rechnung: welche Verwaltungssoftware laut Anbieter Dienstleister einbindet und wo KI dabei Arbeit abnimmt.E-Mail-Postfach der Hausverwaltung mit KI sortieren und beantwortenHunderte Mails von Mietern, Eigentümern und Dienstleistern: welche Tools laut Anbieter Eingänge zuordnen, Vorgänge anlegen und Antworten vorschlagen.Kostenrechner: Was kostet ein KI-Telefonassistent?Eigene Anrufzahlen eingeben, veröffentlichte Tarife vergleichen.