KI-Check für Hausverwaltungen: 10 Fragen vor dem Kauf eines KI-Tools

Bevor Sie ein KI-Tool kaufen: zehn Fragen zu Kosten, Auftragsverarbeitungsvertrag, Hosting, Datentraining, KI-Verordnung und Aufzeichnung, mit Prüfpunkten zum Ankreuzen. Für Hausverwaltungen in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Kostenlos, ohne Anmeldung.

Die 10 Fragen im Überblick

1. Was kostet das Tool wirklich – pro Monat und pro Jahr? Viele KI-Tools rechnen nach Nutzern, Minuten, Credits oder Einheiten ab. Der Einstiegspreis auf der Website ist selten der Betrag, der am Monatsende auf der Rechnung steht.
2. Gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)? Verarbeitet der Anbieter personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag, brauchen Sie einen Vertrag nach Art. 28 DSGVO. Das gilt in Deutschland und Österreich; in der Schweiz verlangt das DSG eine vergleichbare vertragliche Regelung.
3. Wo liegen die Daten – und gehen sie in ein Drittland? „Hosting in Deutschland“ betrifft oft nur den Speicherort. Die eigentliche KI-Verarbeitung kann bei einem anderen Dienstleister laufen, auch außerhalb der EU. Für Übermittlungen in Drittländer gelten Art. 44 ff. DSGVO.
4. Werden Ihre Daten zum Training der KI verwendet? Mieter-, Eigentümer- und Bankdaten, Belege und Gesprächsinhalte gehören nicht in fremde Trainingsdaten. Entscheidend ist, was im Vertrag steht, nicht in den FAQ.
5. Muss der KI-Einsatz gekennzeichnet werden? Seit 2. August 2026 gelten die Transparenzpflichten aus Art. 50 der KI-Verordnung: Wer mit einem KI-System spricht oder chattet, muss das erkennen können, sofern es nicht offensichtlich ist. Für KI-erzeugte oder -manipulierte Bilder, Töne und Videos (Deepfakes) gelten eigene Kennzeichnungspflichten.
6. Sind Ihre Mitarbeitenden geschult? Seit 2. Februar 2025 verlangt Art. 4 der KI-Verordnung von Unternehmen, die KI-Systeme einsetzen, Maßnahmen für ausreichende KI-Kompetenz des Personals. Eine kurze, dokumentierte Einweisung ist der einfachste Nachweis.
7. Wird aufgezeichnet – und was passiert im Notfall? KI-Telefonassistenten zeichnen oft auf oder erstellen Transkripte. Das heimliche Aufnehmen des nichtöffentlich gesprochenen Wortes ist in Deutschland strafbar (§ 201 StGB); in Österreich gilt § 120 StGB, in der Schweiz Art. 179ter StGB.
8. Hilft das Tool bei Eigentümerversammlung und Beschlüssen – ohne Ihre Pflichten zu übernehmen? In Deutschland können die Eigentümer eine Online-Teilnahme beschließen (§ 23 Abs. 1 Satz 2 WEG) und seit Oktober 2024 mit drei Vierteln der abgegebenen Stimmen rein virtuelle Versammlungen (§ 23 Abs. 1a WEG). Für Niederschrift und Beschluss-Sammlung bleiben Sie verantwortlich (§ 24 WEG).
9. Lässt sich das Tool an Ihre Verwaltungssoftware anbinden? Ein Ticket oder Beleg, der nicht mit Objekt und Einheit in Ihrer Software landet, erzeugt doppelte Arbeit. Schnittstellen gibt es oft erst in höheren Tarifen.
10. Können Sie das Tool risikofrei testen – und wieder aussteigen? Ein Test mit Ihren eigenen Abläufen zeigt mehr als jede Demo. Planen Sie den Ausstieg gleich mit.

Die Prüfpunkte zu jeder Frage stehen im PDF. Welche Angaben die Anbieter selbst zu Preis, Hosting und AVV machen, sehen Sie in der Tool-Datenbank.

Weiterlesen: Tool-Datenbank mit Preisen, Hosting- und AVV-Angaben · Checkliste DSGVO & KI-Verordnung für Hausverwaltungen · KI-Telefonassistenten für Hausverwaltungen · Kostenrechner KI-Telefon

Häufige Fragen

Ist die Checkliste kostenlos?

Ja. Das PDF (7 Seiten, 239 KB) können Sie oben ohne Anmeldung direkt herunterladen. Wer möchte, bekommt es zusätzlich per Mail mit dem Newsletter (Double-Opt-in, jederzeit abbestellbar).

Was steht in der Checkliste?

10 Fragen mit Prüfpunkten und Notizfeld zu Kosten, Auftragsverarbeitungsvertrag, Hosting, Datentraining, KI-Verordnung und Aufzeichnung, dazu eine Vergleichstabelle für bis zu drei Tools und Quellen zu allen genannten Vorschriften. Stand 21.10.2026.

Gilt die Checkliste auch in Österreich und der Schweiz?

Ja. Sie ist für Hausverwaltungen in Deutschland, Österreich und der Schweiz geschrieben und nennt, wo es Unterschiede gibt, die Vorschriften der drei Länder, etwa zur Aufzeichnung von Gesprächen (§ 201 StGB in Deutschland, § 120 StGB in Österreich, Art. 179ter StGB in der Schweiz).

Ersetzt die Checkliste eine Rechtsberatung?

Nein. Sie hilft, die richtigen Fragen an den Anbieter zu stellen. Gesetzesangaben sind ohne Gewähr, maßgeblich sind die amtlichen Fassungen.

Wie vergleiche ich danach die Kosten mehrerer Tools?

Mit dem KI-Kostenplaner: Tools anhaken, und die veröffentlichten Einstiegspreise pro Monat werden zusammengerechnet, mit Link zur Preisseite jedes Anbieters.

Quellen

• Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO), Art. 9, 13, 28, 30, 35, 44 ff. – EUR-Lex
• Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG, CH), in Kraft seit 01.09.2023 – Fedlex
• Data Privacy Framework: Liste zertifizierter US-Unternehmen
• Angemessenheitsbeschluss EU-US Data Privacy Framework (EU) 2023/1795 vom 10.07.2023 – EUR-Lex
• Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung), Art. 4, 50, Anhang III – EUR-Lex
• § 201 StGB (DE) Verletzung der Vertraulichkeit des Wortes – gesetze-im-internet.de
• § 120 StGB (AT) Missbrauch von Tonaufnahme- oder Abhörgeräten – RIS
• Art. 179ter StGB (CH) Unbefugtes Aufnehmen von Gesprächen – Fedlex
• § 23 WEG (DE) Wohnungseigentümerversammlung – gesetze-im-internet.de
• § 24 WEG (DE) Einberufung, Vorsitz, Niederschrift – gesetze-im-internet.de

Stand: 21.10.2026. Keine Rechtsberatung. Gesetzesangaben ohne Gewähr; maßgeblich sind die amtlichen Fassungen. Fehler entdeckt? Schreiben Sie an [email protected].