Immila im Porträt, 50 KI-Agenten bei Aareon und ein Prompt für Schadensmeldungen

Newsletter-Ausgabe #2 · Stand der Angaben: 28.10.2026 · Alle Ausgaben

Gratis: Checkliste „KI-Check für Hausverwaltungen“ – plus jeden Mittwoch die neuen KI-Tools in 5 Minuten

  • Nach der Bestätigung als PDF: KI-Check mit 10 Fragen vor dem Kauf eines KI-Tools plus 50 fertige KI-Prompts für Mieteranfragen, Schäden und Eigentümerversammlung
  • Jeden Mittwoch: neue Tools und geänderte Preise, mit Quellen
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Wochenausgabe #2 · Mittwoch, 28. Oktober 2026

Guten Morgen,

ein Satz aus dieser Woche ist uns hängen geblieben: Viele Mietende fragen inzwischen ChatGPT, ob ihre Nebenkostenabrechnung stimmt, und die Antwort sei „fast immer nein“, sagt Aareon-Geschäftsführer Harry Thomsen. Was das für Verwaltungen heißt, lesen Sie unten. Außerdem: ein KI-Vorgangsmanagement mit offener Preisliste, ein Prompt für Schadensmeldungen und eine neue Hausverwaltungssoftware aus Linz.

Tool der Woche: Immila (KI-Vorgangsmanagement für Impower)

Kein Test im Echtbetrieb. Wir haben Immila nicht selbst im Einsatz. Alle Angaben stammen von der Website des Anbieters, zuletzt geprüft am 28.10.2026.

Immila sammelt alles zu einem Anliegen an einer Stelle: E-Mails, gescannte Briefe, Anrufe und Termine. Die KI schreibt zu jedem Vorgang eine laufende Zusammenfassung, schlägt für jeden Eingang den passenden Vorgang vor (mit Begründung) und erkennt Fristen im Text für die Wiedervorlage. Entwürfe für E-Mails und Briefe liest sie vor dem Versand gegen, etwa auf Datumsfehler und vergessene Platzhalter. Über einen MCP-Server können Assistenten wie Claude in Immila Vorgänge anlegen und zuordnen. Immila ist laut Anbieter ausdrücklich für Nutzer der Verwaltungssoftware Impower gebaut.

Preis laut Anbieter: Plattform & Support 150 €/Monat plus 0,50 € je Wohn- oder Gewerbeeinheit und 0,20 € je Stellplatz/Sonstige pro Monat, alles zzgl. MwSt. Bei 100 Wohneinheiten wären das 200 €/Monat. Dazu kommt eine einmalige Einrichtung, deren Höhe nicht veröffentlicht ist.

Stärken:

Der Haken: Nur sinnvoll, wenn Sie mit Impower arbeiten. Mindestlaufzeit 12 Monate (mit Sonderkündigungsrecht im ersten Monat), und die Einrichtungskosten nennt Immila nur auf Anfrage. Wer eigene KI-Agenten anbinden will, braucht dafür jemanden, der den Ablauf einrichtet; der Anbieter sagt selbst, dass das kein Plug-and-Play ist.

Unser Eintrag · Preisseite des Anbieters · Impower bei uns

3 Neuigkeiten

1. Aareon: mehr als 50 KI-Agenten für die Betriebskostenabrechnung. Auf der Expo Real haben GdW, Aareon und Techem über KI in der Wohnungswirtschaft gesprochen (Haufe, 26.10.2026). Aareon-Geschäftsführer Harry Thomsen beschreibt eine KI-gestützte Betriebskostenabrechnung, hinter der mehr als 50 KI-Agenten stecken; am Ende geben weiterhin Menschen das Ergebnis frei. Techem erfasst Formulare von Energieversorgern laut Interview mit 98 bis 99 Prozent Trefferquote. Zwei Warnungen gab es auch: Die Hackerangriffe auf das Aareon-Rechenzentrum sind seit Jahresbeginn um den Faktor sechs gestiegen, und Mietende prüfen Abrechnungen zunehmend mit ChatGPT, was Rückfragen erzeugt. Interview bei Haufe

2. Haus & Grund warnt vor blindem KI-Einsatz. Das Handelsblatt hat am 24.10.2026 zusammengetragen, wo KI Vermietern hilft und wo sie zum Risiko wird: von KI-Telefonen, die nachts Anrufe annehmen, bis zu automatisch erstellten Abrechnungen und Verträgen. Inka-Marie Storm, Chefjustiziarin von Haus & Grund, mahnt: „Nicht alles, was technisch möglich ist, ist automatisch rechtlich zulässig.“ Der Artikel steht hinter einer Bezahlschranke. Zum Handelsblatt

3. Drei neue Ratgeber auf VerwalterKI-Radar. Diese Woche neu: Rundschreiben und Aushänge mit KI formulieren mit Prompt-Vorlagen vom Wasser-Aushang bis zur Eigentümer-Info, Make, n8n oder Zapier für Hausverwaltungen mit fünf Beispiel-Abläufen vom Postfach bis zur Versammlung, und DSGVO und KI-Tools: welche gelisteten Tools laut Anbieter EU-Hosting und einen AVV nennen, plus acht Fragen an jeden Anbieter.

Prompt der Woche: Aus der Schadensmeldung den Handwerkerauftrag machen

Kopieren Sie den Text in den KI-Assistenten Ihrer Wahl und fügen Sie die Meldung ein, so wie sie gekommen ist (E-Mail, Anrufnotiz, WhatsApp-Text).

Sie sind Assistenz einer Hausverwaltung. Unten steht eine Schadensmeldung.

Meldung: [Text einfügen, ohne Namen und Telefonnummern]
Objekt: [z. B. "WEG Musterstraße 1, Treppenhaus" oder "Mietwohnung 2. OG links"]

Aufgaben:
1. Fassen Sie den Schaden in drei Sätzen zusammen: was, wo, seit wann.
2. Schätzen Sie die Dringlichkeit ein (Notfall heute / diese Woche / planbar) und begründen Sie das in einem Satz.
3. Listen Sie die Fragen auf, die ich vor der Beauftragung noch klären muss (z. B. Fotos, Zugang, Sondereigentum oder Gemeinschaftseigentum, Versicherungsfall).
4. Entwerfen Sie einen kurzen Auftrag an den Handwerksbetrieb: Leistung, Ort, Zugang, gewünschter Termin, Bitte um Kostenvoranschlag ab [Betrag] €.

Erfinden Sie keine Angaben. Wo etwas fehlt, schreiben Sie [FEHLT: ...].

Tipp: Ob ein Schaden die Gemeinschaft oder einen einzelnen Eigentümer betrifft und ob ein Beschluss nötig ist, entscheiden Sie, nicht die KI. Geben Sie keine Namen oder Kontaktdaten in ein KI-Tool ein, mit dem Sie keinen Auftragsverarbeitungsvertrag haben.

Österreich/Schweiz-Ecke

KI am Österreichischen Verwaltertag. Der 13. Österreichische Verwaltertag des ÖVI findet am 12. und 13. November 2026 im Salzburg Congress statt. Am Freitag, 13.11., gibt es eine eigene Session „KI im Daily Business“: KI und Recht (RA Mag. Alexandra Ciarnau, DORDA), ein Vortrag zur Frage „Brauchen wir in Zukunft noch Hausverwalter?“ und ein Praxisforum zur Umsetzung von KI in Hausverwaltungen. Programm beim ÖVI

Neu am Markt: Flatwise aus Linz. Die Flatwise GmbH bietet laut eigener Website eine „KI-native“ Immobiliensoftware für Vermieter in Österreich an, mit KI-Assistent für Fragen zum Bestand, automatischer Indexierung, Mieteingangskontrolle und Fristen. Zielgruppe sind laut Anbieter vor allem kleine und mittlere Bestandhalter, die selbst verwalten, weniger klassische Hausverwaltungen. Preise laut Preisseite: Light 0 €, Basic 19 €/Monat (bis 5 Einheiten), Pro ab 39 €, Investor ab 149 €, jeweils bei jährlicher Abrechnung, zzgl. eventuell anfallender USt. Der STANDARD hat am 12.10.2026 über den Start berichtet. Flatwise ist noch nicht in unserer Datenbank; wir haben es nicht geprüft.

In unserer Datenbank finden Sie aktuell 11 Tools mit belegter Verfügbarkeit in Österreich und 10 in der Schweiz.

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Sie bieten ein KI-Tool für Hausverwaltungen an? Der Eintrag in VerwalterKI-Radar ist kostenlos. Neu: Interessenten können auf Ihrer Tool-Seite direkt eine Demo anfragen. Die ersten 3 qualifizierten Demo-Anfragen leiten wir Ihnen kostenlos weiter, ohne Vertrag und ohne Grundgebühr.

Für Anbieter: Pakete und Demo-Anfragen

Ihre Meinung

Prüfen Ihre Eigentümer oder Mieter Abrechnungen und Schreiben schon mit ChatGPT & Co.? Und wenn ja: Merken Sie das an mehr Rückfragen?

Schreiben Sie uns an [email protected]. Wir lesen jede Antwort und greifen die Ergebnisse in einer der nächsten Ausgaben auf, ohne Namen.

Bis nächsten Mittwoch
Ihre Redaktion von VerwalterKI-Radar

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